HJK:n kotikenttänä toimivalla Bolt Arenalla (viralliselta nimeltään Töölön jalkapallostadion) pelataan muun muassa Veikkausliigan, Kansallisen Liigan ja Ykkösliigan otteluita. Otteluiden lisäksi stadionilla järjestetään myös konsertteja ja muita yleisötapahtumia, joissa eri tiimien ja toimijoiden on pystyttävä kommunikoimaan keskenään nopeasti ja luotettavasti.

Bolt Arenan toiminnasta vastaava Helsinki Stadion Management ja stadionilla kotiotteluitaan järjestävä HJK huolehtivat siitä, että tapahtumat sujuvat turvallisesti ja suunnitellusti. HJK:n ottelut ja muut tilaisuudet kokoavat areenalle parhaimmillaan yli 10 000 katsojaa, ja onnistuneen tapahtuman taustalla työskentelee suuri joukko eri alojen ammattilaisia.

Kun tapahtuman eri osa-alueita johdetaan reaaliajassa, luotettava radioviestintä on keskeinen osa sekä sujuvaa tapahtumatuotantoa että turvallisuutta.

Ottelutapahtuma on sekuntipeliä

HJK:n ottelutapahtumapäällikkö Teemu Hakkala vastaa Bolt Arenalla järjestettävien otteluiden operatiivisesta toteutuksesta. Hänen ottelupäivänsä alkaa noin viisi tuntia ennen kick-offia, kun stadionia valmistellaan tulevaan otteluun.

Ottelun lähestyessä tahti kiihtyy. Erityisesti viimeisen puolen tunnin aikana useiden eri tiimien toiminta täytyy sovittaa tarkasti yhteen. Pelaajien ja erotuomareiden saapuminen kentälle, musiikki, kuulutukset ja avausseremonian eri vaiheet näyttävät katsomoon saumattomalta kokonaisuudelta, mutta niiden taustalla tapahtuu jatkuvaa koordinointia.

Hakkala kuvaa yhtä ottelun näkyvimmistä hetkistä: ”Pelaajien ja tuomareiden saapuminen kentälle on sekä pelaajille että kannattajille yksi ottelun odotetuimmista hetkistä. Katsojalle se saattaa näyttää siltä, että kaikki tapahtuu automaattisesti, mutta taustalla on todella paljon pieniä palasia, joiden täytyy osua kohdalleen. Se ei ole minuuttipeliä vaan sekuntipeliä, jotta saamme joukkueet kentälle oikeaan aikaan ja kokonaisuus toimii myös katsojan näkökulmasta.”

HJK:n ottelutapahtumapäällikkö Teemu Hakkala vastaa Bolt Arenalla järjestettävien
otteluiden operatiivisesta toteutuksesta. Kuva: Aapo Rainio

Radioiden kautta Hakkala pitää yhteyttä muun muassa kuuluttamoon, turvallisuushenkilöstöön ja tilannekeskukseen. Ottelun aikana niiden välityksellä kulkee jatkuvasti myös aikakriittistä tietoa.

Radiot ovat todella iso osa tapahtuman toteutusta, koska meidän täytyy välittää paljon tietoa nopeasti stadionin eri puolille. Yksi ihminen ei voi olla monessa paikassa samaan aikaan, ja tässä radiot auttavat todella paljon, Hakkala toteaa.

Häiriötön yhteys myös vaativassa radioympäristössä

Bolt Arena sijaitsee poikkeuksellisen vaativassa radioympäristössä aivan Helsingin Olympiastadionin ja Helsingin jäähallin läheisyydessä. Suurilla tapahtumapaikoilla järjestetään ajoittain tapahtumia samanaikaisesti, jolloin alueella on runsaasti radioliikennettä.

Olosuhteet voivat muuttuvat tapahtumaympäristössä nopeasti, jolloin oikean tiedon on
kuljettava oikeille ihmisille viiveettä. Kuva: Aapo Rainio

Aiemmin käytössä olleilla radioilla oli päällekkäisten tapahtumien aikaan esiintynyt katkoksia ja häiriöitä radiokanavilla. Kyse ei ole vain käyttömukavuudesta: radion kautta voi kulkea esimerkiksi turvallisuuteen tai hätätilanteeseen liittyvää tietoa, johon täytyy pystyä reagoimaan välittömästi.

Helsinki Stadion Managementille haluttiin siksi oma radiokalusto, joka vastaisi vaativan tapahtumaympäristön tarpeisiin. Ratkaisun tuli tukea sekä HJK:n ottelutapahtumien että muiden Bolt Arenalla järjestettävien tapahtumien operatiivista toimintaa.

Elämme kahden muun suuren tapahtumapaikan, Helsingin jäähallin ja Olympiastadionin, naapurissa, ja meillä on usein tapahtumia samaan aikaan. Aikaisempina kausina meillä oli päällekkäisten tapahtumien aikaan välillä pieniä haasteita radioliikenteessä. Tarvitsimme radiot, jotka ovat luotettavat ja toimivat haastavissa olosuhteissa. Hyteran kanssa nämä ongelmat on saatu ratkaistua.

Teemu Hakkala, ottelutapahtumapäällikkö, HJK

Käyttövalmis ratkaisu pitkien tapahtumapäivien tarpeisiin

Signal Partners toimitti Helsinki Stadion Managementille käyttövalmiin radioviestintäratkaisun, joka sisälsi Hytera HP505 -radiopuhelimet latausasemineen ja kuulokkeineen, Traficomin radioluvat sekä laitteiden ohjelmoinnin. Signal Partners vastasi ratkaisun käyttöönottoa varten tarvittavista määrityksistä, joten radiot voitiin ottaa käyttöön heti toimituksen jälkeen. Omalla radiokalustolla Helsinki Stadion Management saa paremman näkyvyyden käytössään oleviin laitteisiin ja niiden kuntoon, mikä helpottaa laitteiden elinkaarenhallintaa.

"Suuren luokan tapahtumaympäristöissä viestinnän haasteita ovat korkea melutaso, useiden tiimien välisen yhteistyön koordinointi sekä tarve reagoida nopeasti erilaisiin tilanteisiin", kertoo Hyteran Euroopan organisaation toimitusjohtaja Sophia Yin. "Hytera HP5 on suunniteltu vastaamaan näihin haasteisiin tarjoamalla selkeän äänenlaadun, AI-pohjaisen melunvaimennuksen, kestävän IP67-rakenteen sekä huomaamattoman Bluetooth-käytön. Ratkaisu tukee henkilöstön turvallisuutta, tehostaa eri tiimien välistä yhteistyötä ja auttaa varmistamaan sujuvan tapahtumakokemuksen", Yin jatkaa.

Myös lisävarusteilla on käytännön työssä merkitystä. Hakkalalle yksi uuden ratkaisun konkreettisimmista parannuksista on ollut korvanappi. Aiemmin käytössä olleiden radioiden kuulokkeet eivät istuneet hänelle kunnolla ja hankaloittivat käyttöä.

Korvanappi on helpottanut työntekoani todella paljon. Pystyn kommunikoimaan samalla kun hoidan muita tehtäviä, kun aiemmin jouduin käytännössä valitsemaan radioon puhumisen ja muun työtehtävän tekemisen välillä, Hakkala kertoo.

Kun suunnitelma muuttuu, tiedon on liikuttava nopeasti

Ottelutapahtumissa kaikkea ei voi ennakoida. Tästä saatiin konkreettinen esimerkki kesällä, kun ukkosmyrsky lähestyi Bolt Arenaa kesken ottelun.

Hakkala työskenteli kenttätasolla, kun turvallisuuden tilannekeskuksessa seurattiin myrskyn etenemistä säätutkista. Tilannekeskus välitti hänelle radion kautta reaaliaikaista tietoa, jonka Hakkala puolestaan välitti erotuomaristolle. Tilanteen kehittyessä ottelu keskeytettiin ja katsojat, pelaajat sekä erotuomarit ohjattiin sisätiloihin.

Hakkalan mukaan alle puoli minuuttia myöhemmin salama iski rakennukseen kadun toisella puolella.

Tilanne konkretisoi, miksi toimintavarma viestintä merkitsee tapahtumaympäristössä paljon enemmän kuin vain päivittäistä koordinointia. Kun olosuhteet muuttuvat nopeasti, oikean tiedon on kuljettava oikeille ihmisille viiveettä.

Samaa painottaa HJK:n toimitusjohtaja Aki Riihilahti: 

Pyrimme jatkuvasti kehittämään sekä ottelutapahtumaa että sen taustalla olevia toimintamalleja. Luotettava viestintä on yksi niistä perusasioista, joiden on toimittava joka kerta.

Tuhansien ihmisten tapahtumat vaativat toimintavarmaa viestintää

Omalla radiokalustolla Helsinki Stadion Management saa paremman näkyvyyden käytössään oleviin laitteisiin ja niiden kuntoon, mikä helpottaa laitteiden elinkaarenhallintaa. Samalla HJK:n tapahtumaorganisaatiolla on käytössään viestintäratkaisu, joka vastaa Bolt Arenan vaativan toimintaympäristön tarpeisiin.

Kun tuhansien ihmisten tapahtumia johdetaan reaaliajassa, viestinnän on toimittava ilman katkoksia. Hyteran radiokaluston avulla Helsinki Stadion Management ja HJK:n tapahtumaorganisaatio pystyy välittämään kriittisen tiedon nopeasti oikeille henkilöille sekä varmistamaan tapahtumien turvallisen ja sujuvan toteutuksen kaikissa tilanteissa.

Aki Riihilahden mukaan kyse on lopulta paljon laajemmin siitä, että ottelutapahtuman taustalla työskentelevät tiimit voivat keskittyä tekemään työnsä mahdollisimman hyvin.

"HJK ei ole pelkästään jalkapalloseura, vaan se on yhteisö ja tunne. HJK:n asema yhtenä Suomen suurimmista ja menestyneimmistä jalkapalloseuroista tuo mukanaan korkeat odotukset niin faneilta, medialta kuin koko yhteisöltä. Meidän tehtävämme on huolehtia siitä, että kaikki tapahtuman ympärillä toimii niin hyvin, että yleisö voi keskittyä peliin, kannattamiseen ja siihen mahtavaan tunnekirjoon, joka otteluun kuuluu", Riihilahti kiteyttää.

HJK:n toimitusjohtaja Aki Riihilahden mukaan luotettava viestintä on yksi onnistuneen
ottelutapahtuman perusedellytyksistä. Kuva: Aapo Rainio

Voisiko toimintavarmasta radioviestinnästä olla hyötyä
myös teidän toiminnassanne?
Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!